“Nuestro inventario está perfecto”. Hemos escuchado esta frase en todo tipo de clientes, de todos los sectores, con flotas de cientos o de miles de teléfonos, pero ya sea por la diversificación de inventarios, por no aplicar políticas de uso, por la falta de herramientas adecuadas y sobre todo por la multitud de factores ajenos (operador, usuario final, diferentes bases de datos según cada departamento), la mayoría de las veces la realidad es otra.

¿se corresponde mi inventario conocido con el REAL?
¿y con lo que me factura el operador? 
¿y con los servicios asociados a cada línea?

En Telcomunity solemos proponer un PILOTO sin coste ni compromiso, previamente a configurar el alcance de los servicios que mejor se ajustan a cada cliente. Por lo que comenzamos con primer “viaje” de conocimiento de nuestros futuros clientes antes de poner en marcha el resto de nuestros servicios TEM (Telecom Expense Management).

PASO 1. Todo empieza con una petición muy simple: envíenos su inventario actual y el último fichero de facturación del operador(es). Pasados unos días normalmente nos encontramos con que el cliente está persiguiendo a distintos departamentos internos para que cada uno facilite la porción de inventario que le corresponde. Es en ese momento cuando todo el mundo se pone a hacer los deberes atrasados y decide realizar una rápida limpieza de su parte para enviar los datos en las mejores condiciones posibles. Se pierde un tiempo muy valioso recopilando y unificando información pero a pesar de ello, en el 85% de los casos, el resultado final no refleja la situación real de la flota.

PASO 2. Finalmente recibimos la información: unos ficheros de inventario que pueden tener un 10% de teléfonos descontrolados que no se sabe en qué parte de la empresa están. Podría ser un porcentaje aceptable como punto de partida, pero al cargar esa información en nuestro sistema y cruzarla con la facturación es muy común que se pase a un 20%. A menudo el inventario real en facturación es mayor que el inventario teórico.

PASO 3. Telcomunity genera una serie de informes navegables muy operativos enfocados a limpiar y poner al día el inventario, separando los teléfonos por CIF, operadora y tipo, en asignados y no asignados, con tráfico o con sólo cuotas, con el coste real que están suponiendo a la empresa y toda la información necesaria para la toma de decisiones.

PASO 4. Llegados a este punto en ocasiones es necesario realizar una campaña de inventario, pero un pequeño análisis previo puede ahorrar tiempo y esfuerzo. ¿De qué sirve llamar a 400 teléfonos sin identificar si sólo 100 de ellos van a contestar? En Telcomunity primero analizamos la tipología de uso de cada línea para focalizar el esfuerzo en aquellas que tienen uso, que no están pagando sólo una cuota (posiblemente en un cajón), que no están realizando sólo consumo de datos (posiblemente módems)… Sacamos distintos grupos de actuación dando prioridad a aquellos que más gasto están suponiendo a la empresa, y se los facilitamos al cliente o bien realizamos la campaña nosotros mismos entregando un informe de resultados.

PASO 5. Finalmente se reduce a un pequeño número las líneas sin asignar a Centro de Coste / Usuario, todo parece estar perfecto pero… ¿Está cada línea en su Centro de Coste / Usuario correcto? Tal vez esos inventarios que tenía la empresa no estaban del todo actualizados. Esta es una situación muy común cuando hay teléfonos que se van moviendo a través de departamentos o proyectos sin que unas buenas políticas de uso hagan que todos esos cambios queden reflejados. Los teléfonos pasan de mano en mano y se pierde el control.

PASO 6. Esta última depuración se lleva a cabo cuando Telcomunity empieza a generar mensualmente los ficheros de Reparto de Costes para la distribución interna de los gastos en el cliente. A nadie le importa tener teléfonos de más en su departamento o proyecto cuando el gasto no se le repercute, pero en el momento en que se empiezan a repartir costes correctamente salen a la luz todos estos teléfonos incorrectamente asignados:

“- Me estáis pasando el coste de un teléfono que no es de mi departamento.
– Según el nuevo inventario este teléfono lo tiene una persona a tu cargo.
– Ah OK, voy a hablar con él y os lo devolvemos, no lo necesitamos.”

Todo este trabajo no ha sido más que la puesta a punto del barco. Ahora hay que mantenerlo en buen rumbo para no volver a encallar. Hay que definir y llevar a cabo una correcta política de uso, unos procedimientos adecuados, disponer de una aplicación potente y pensada exclusivamente para este tipo de análisis y control.

Todo esto forma parte de los servicios que ofrece Telcomunity, empresa que lleva 14 años trabajando en control de inventarios de telefonía y en otros muchos servicios TEM. Ahorrando una gran cantidad de dinero y horas mensuales a grandes empresas de referencia en todos los sectores, y haciendo que sus clientes no tiemblen cuando se les pide un inventario de telefonía: basta con un solo click y la información está disponible para presentar, unificada y actualizada hasta el último minuto.

Y usted,  ¿tiene el inventario de telefonía perfecto? ¿Sabe cuánto podría ahorrarse?

LLAMENOS, ESTAREMOS ENCANTADOS DE AYUDARLE